تنظيم و إدارة الوقت أمر ضروري لتحقيق النجاح في العمل و الأمر متروك لك فالوقت وقتك وهو يرتبط بشخصك في المقام الأول فلابد ان تتفهم المبادئ الأساسية لإدارة الوقت وحاول تطبيق هذه المبادئ عمليا وتحمل المشقة في تحويل هذه المبادئ إلى عادات لتزيد من فرص نجاحك في عملك.
اولا : إدارة الوقت :
ويمثل الوقت العنصر الحاكم في كيفية استخدامنا لهذه الموارد فهو يعتبر أكثر الموارد قيمة والوقت يتميز عن غيره من الموارد بما يلي:
– الوقت مورد متاح للجميع
– الوقت لا يمكن ادخاره أو تخزينه
– الوقت لا يمكن شراؤه أو بيعه
– الوقت لا يمكن اقتراضه ، امتلاكه أو استئجاره
ثانيا : مفهوم إدارة الوقت :
يقصد بتنظيم و إدارة الوقت الاستخدام الأمثل لجميع الموارد المتاحة – بما فيها الوقت وذلك بالأسلوب الذي كون الفرد فيه قادراً على إنجاز أهداف العمل والأهداف الشخصية على حد سواء. إن سوء تنظيم وإدارة الوقت هو عادة سيئة يجب العمل على التخلص منها.
ثالثا : متطلبات تنظيم الوقت :
إن تنظيم وإدارة الوقت لا تختلف عن تنظيم وإدارة العمل وبالتالي فإن تنظيم وإدارة الوقت تتطلب من كل فرد القيام بما يلي:
رابعا : تحليل الوقت :
وهذا يتطلب توفير بيانات كافية وتفصيلية تتعلق بكيف وأين تقضي الوقت المتاح وكذلك بيانات واضحة عن المعوقات التي تعترض استخدام الوقت بالطريقة المناسبة و بسبابها وهذا يتطلب استخدام سجل الوقت وبيان الأنشطة والأعمال اليومية التي تقوم بها وبذلك لمعرفة مقدار الوقت المستخدم في أداء هذا العمل.
خامسا : تخطيط وتنظيم الوقت :
التخطيط هو أحد الوظائف الرئيسية في الإدارة والشخص الناجح هو الشخص القادر على إدارة وقته سواء في العمل أو في الحياة الشخصية والتخطيط للوقت يتطلب تحديد أولويات العمل وكيفية تنفيذها
سادسا : تقييم استخدام الوقت :
يجب على كل فرد أن يتعامل مع الوقت بحرص ويحاول توظيفه بالكيفية التي تعود عليه بالنفع وان يضع الخطط لذلك وان يقسم عمله ويعطيه أولويات ثم عليه أن يتابع ويحلل ويقيم المراحل السابقة سواء يوميا أو أسبوعيا ليري مدي تطبيقه الخطة التي وضعها لتنظيم وقته ومدي التزامه بها.كذلك لمعرفة مدي ملاءمتها لطبيعة وظروف العمل وهل الأمر يستلزم التعديل.
سابعا : العوامل المؤثرة على استخدام الوقت :
هناك ضغوط يومية يتعرض لها العامل داخل العمل من داخل العمل أو تأتي من البيئة المحيطة وتشكل هذه وتلك عبئا كبيرا على استخدام الوقت فعلاقة العمل الداخلية تتمثل في علاقة الرئيس بالمرؤوسين والاتصالات مع العملاء وعلاقات الزملاء وأزمات وغيرها تشكل مجموعة الضغوط الداخلية التي تؤثر علي حسن التخطيط والتنظيم للوقت كما أن العوامل الخارجية المتمثلة في الأشكال والتنظيمات والعلاقات السياسية والاجتماعية والاقتصادية والثقافية تمثل هي الأخرى لونا من ألوان الضغوط التي تؤثر على التخطيط والتنظيم للوقت.
إعداد| أ. ايمان يحيى الخضر
عضو هيئة تدريب
المعهد العالي للخدمات الإدارية