أولا : مفهوم الاتصال

يعتبر الاتصال وسيلة هادفة من الوسائل الرئيسية التي تستخدمها المنظمة في تحقيق أهدافها، إذ أن جميع العاملين في المنظمة يتعاملون مع بعضهم البعض من خلال وسائل الاتصال المختلفة من أجل ضمان تسيير نشاطاتهم وتحقيق أهدافهم وهذا يدل على أن الاتصال يعتبر الوسيلة الاجتماعية التي يحقق الأفراد من خلالها سبل التفاهم والتفاعل البناء، عملية الاتصال القائمة بين الأفراد تؤدي لنقل معلومات وآراء وأفكار ومشاعر وأحاسيس…الخ بين الأفراد والجماعات كما أن كفاءة الاتصال تعتمد أساساً على العديد من العوامل من أجل ضمان نجاحها مثل طبيعة العمل، دور الجماعات الرسمية وغير الرسمية، الوسائل المستخدمة في تنسيق الجهود… الخ، كما أن الاتصال يلعب دوراً أساسياً في تماسك الجماعة سواء الرسمية أو غير الرسمية.

ولقد تباينت الآراء والمفاهيم بشأن تحديد مفهوم دقيق وواضح لعملية الاتصال بين مختلف الباحثين والمفكرين إلا أن هناك إجماع شامل حول الإطار الضمني لمفهوم الاتصال بأنه عملية نقل رسالة من شخص إلى آخر في المنظمة سواء يتم ذلك من خلال استخدام اللغة أو الإشارات أو المعاني أو المفاهيم… الخ بهدف التأثير على السلوك.

ويعتبر الاتصال الجهاز العصبي لأي مؤسسة لأنه الوسيلة الوحيدة التي يمكن من خلالها نقل المعلومات والآراء والقرارات التي تؤدي إلى التأثير على العاملين وتعديل اتجاهاتهم والتأثير على دوافعهم وقيمهم ومعتقداتهم فلا يمكن أن يتم ذلك كله من غير استخدام وسيلة الاتصال.

ثانياً: أهمية الاتصال

لقد تم التنويه في السطور السابقة أن عملية الاتصال أصبحت في غاية الأهمية بالنسبة للمنظمات بمعنى لا يمكن لأي منظمة تسعى إلى تحقيق أهدافها أن تتجاهل عملية الاتصال وهذا يؤكد أن كثير من المنظمات قد فشلت في تحقيق أهدافها بسبب أن عملية الاتصال كانت عملية غير سليمة وهذا يقودنا إلى سؤال وهو لماذا تعتبر عملية الاتصال عملية مهمة للمنظمة؟ وسنحاول الإجابة عن تلك الأسئلة من خلال النقاط التالية:

. 1 أن التضخم الكبير في المنظمات والتشعب في فروعها والتنوع والتعقد الهائل في وظائفها أدى إلى ضرورة وجود نظام متطور من العلاقات أو الاتصالات التي تمكن من الربط بين هذه الأجزاء والفروع بما يضمن للمنظمة قدرتها على أن تؤدي وظائفها بصورة فعالة.

2 . إن اعتماد عملية اتخاذ القرارات الذي يمثل المحور الأساسي الذي يقوم عليه عمل المدير في أي منظمة على المعلومات وأن نجاح أو فشل القرارات الإدارية تعتمد على مدى النجاح أو الفشل في إجراء الاتصالات التي تهدف إلى الحصول على المعلومات الدقيقه.

. 3 تظهر أهمية الاتصال من خلال الترابط بين المنظمة الإدارية ومحيطها الخارجي (البيئة الخارجية) لأن المنظمة لا تستطيع أن تعمل بمعزل عن البيئة المحيطة بها لأنها تحصل على كل مواردها من البيئة المحيطة، بالإضافة إلى أنها تقوم بتسويق منتجاتها إلى هذه البيئة وهذا كله يحتاج إلى عملية اتصال فعالة.

4 . إن الوضع التنافسي بين المنظمات أدى إلى زيادة الاهتمام بعملية الاتصال حيث أن المنظمة إذا أرادت أن تكون في مقدمة المنافسين عليها أن تبقى يقظة وتحصل على جميع المعلومات التي تساعدها في ذلك وهنا تبرز أهمية التطور في عملية الاتصال التي تستطيع المنظمة أن تجريها حتى تتمكن من الحصول على المعلومات المطلوبة.

5 . تظهر أهمية الاتصال من خلال الوظائف الأساسية التي يحققها الاتصال وتتمثل بالآتي:
أ.  شرح سياسات وأهداف المنظمة.
ب . إشعار الموظفين بأهميتهم وضرورة إطلاعهم على كل الأمور.
ج . إخبارهم بكافة التعديلات المتوقعة وشرح لهم الدوافع والأسباب التي جعلت الإدارة أن تقوم بذلك، فهذا يؤدي إلى قبولهم للأمر.
د . تعزيز الثقة بين الإدارة والموظفين وبين الرؤساء والمرؤوسين.
هـ . التعرف على آراء العاملين وإتاحة الفرصة لهم بالمشاركة وتقديم الاقتراحات ومحاولة الإدارة الاستفادة من ذلك.

خلاصة هذا القول يوضح لنا أن عملية الاتصال تمثل الأساس الذي يحكم نجاح المنظمة وازدهارها أو فشلها وانهيارها.

مدرب أ / خالد نزال الرشيدي

المعهد العالي للخدمات الادارية