اسم الوحدة التنظيميـــــــة: قسم المحاسبة
المستوى التنظيمـــــــــــي: قسم
التبعيـة التنظيميــــــــــة: مراقبة مكتبة الطالب - إدارة مكتبة الطالب- نائب المدير العام للخدمات الاكاديمية المساندة
الوحدات التنظيميــة التابعة:
الاختصـــاصــــــات :
1. إعداد الميزانية التقديرية السنوية المقترحة للمكتبة ومتابعة تنفيذها.
2. اعتماد فواتير الشراء.
3. التخطيط والرقابة المالية على عمليات الصرف المالي في المكتبة.
4. اقتراح السياسات والأنظمة والإجراءات المالية والمحاسبية الخاصة بالمكتبة.
5. إمساك سجلات مالية موثقة لجميع أمور المكتبة المالية.
6. إدخال بيانات العقود المعتمدة لتوريد الكتب بالنظام الآلي لدى مكتبة الطالب.
7. عمل كتاب للجهات المعنية في الهيئة في حالة اعتذار أي مورد عن التوريد ويتم بعدها ادخال المعلومات آلياً.
8. استلام الفواتير من الموردين والتأكد من بياناتها بعد مطابقتها مع العقود واستلام إيصال التحصيل واعتمادها ومن ثم ارسالها للجهات المعنية بالهيئة.
9. متابعة الايراد اليومي للمكتبة آلياً وعمل كشوف تفريغ للبيع الائتماني.
10. حفظ الملفات المنظمة لكافة المستندات المحاسبية بشكل يسهل الرجوع إليها.
11. عمل تقرير للجهات المعنية بكميات الكتب المباعة اسبوعياً.
12. العمل على معالجة أو تدارك أي عجز مالي قد يحدث في ميزانية المكتبة وذلك بالتنسيق مع إدارة الشئون المالية.
13. المحافظة على موجودات المكتبة والرقابة على حسن استخدامها.
14. حفظ مستندات الموجودات الثابتة وقيد كافة ما يتعلق بها منذ شراءها.
15. حصر وتحديد اسعار الكتب التي لم تباع في نهاية كل فصل دراسي لاتخاذ اللازم بشأنها ومعرفة مبالغها وذلك باستخدام النظام المطبق لدى إدارة مكتبة الطالب.
16. إصدار الفواتير الخاصة بالمكتبة.
17. عمل بيان مالي يوضح الموقف المالي للمكتبة في نهاية كل فصل دراسي.
18. التنسيق مع إدارة الشئون المالية بالهيئة فيما يتعلق بإعداد التقارير والتحليلات المالية اللازمة المتعلقة بعمل المكتبة.
19. المساهمة في تطوير نظم العمل وتنمية العاملين في القسم.
20. متابعة النظام الآلي والخاص بقسم المحاسبة والعمل على تطوير الإجراءات الخاصة به بالتنسيق والمتابعة مع وحدة الدعم الفني.
21. العمل على تدريب الموظفين التابعين لقسم المحاسبة على النظام الآلي الخاص بإجراءات الأعمال المحاسبية.
22. متابعة نماذج طلب الصرف الآلي بعد استلامها من القسم المعني لأي عنوان متوفر من نسخة في المخازن لتحريكها من المخزن إلى صالة العرض.
23. إعداد التقارير الخاصة بالحركة والاستعداد للجرد السنوي.
24. حصر كميات الكتب التالفة واتخاذ الإجراءات اللازمة نحوها.