​

1.     استلام جميع الكتب والمراسلات الرسمية الواردة الى المكتب وتوثيقها.

2.     تسجيل الكتب الصادرة وحفظ صورة عنها بالأرشيف ثم ارسالها للجهات الموجه اليها وتوثيق استلامهم لتلك الكتب.

3.     تسليم الكتب الى الأقسام ومراكز العمل في المعهد حسب التوجيه.

4.     متابعة توفير احتياجات المكتب من القرطاسية والتجهيزات المكتبية والأثاث والنثريات بالتنسيق مع الجهات المختصة.

5.     الإشراف على أعمال صيانة الأجهزة المكتبية وأعمال النظافة في المكتب.

6.     استقبال الزوار والمراجعين وتنظيم استقبالهم.

7.     حفظ الوثائق المتعلقة بالاجتماعات التي يعقدها المدير.

8.     القيام بأعمال السكرتارية بالمكتب.

9.     تنظيم وتحديد مواعيد لقاءات ومقابلات المدير، واستقبال الاتصالات الهاتفية والفاكسات الداخلية والخارجية.

10. جمع وحفظ مختلف الوثائق والقرارات الإدارية والتعاميم والتقارير والكتب الداخلية والخارجية المرسلة من وإلى المدير، مع العمل على توفير الوسائل الحديثة لحفظها واسترجاعها.

11. طباعة وتدقيق الكتب والمذكرات الصادرة من المكتب داخل وخارج الهيئة.

12. متابعة واستكمال الأمور والمعاملات الوظيفية المتعلقة بموظفي المكتب بالتنسيق مع الجهات المختصة بالهيئة.

13. إعداد وتنظيم اجتماعات مجلس المعهد ومتابعة تنفيذ قرارات أو توصيات تصدر عنه.

14. إعداد وتنظيم اجتماعات لجنة الشئون العلمية ولجنة تخطيط وتطوير البرامج، وكافة اللجان الأخرى على مستوى المعهد، ومتابعة تنفيذ ما يصدر منها من قرارات أو توصيات.

15. متابعة أعمال اللجان الفرعية المنبثقة من مجلس المعهد أو لجنة الشئون العلمية.

16. ستلام نسخ من محاضر أعمال اللجان المتخصصة في المعهد وحفظها ( لجنة البحوث ، لجنة الجداول ، محاضر اجتماعات الأقسام العلمية المتخصصة الخ ...).

17. حصر طلبات تعيين أعضاء هيئة التدريب الواردة بالمعهد وتصنيفها وتسليمها للأقسام العلمية ومتابعتها مع الأقسام ولجنة التعيينات بالمعهد.

18. حفظ البحوث والدراسات والتقارير الفنية التي يقوم بإعدادها أعضاء هيئة التدريب للاستفادة منها وذلك بالتعاون مع مكتبة المعهد.

19. متابعة حالات معيدي البعثات بالمعهد وإعداد سجل المتابعة بشأنهم.

20. التأكد من استيفاء ترشيحات الأقسام التدريبية لأعضاء هيئة التدريب فيها لشروط الإيفاد لمهام علمية أو دورات تدريبية وبعثات الحصول على شهادة الماجستير ومتابعة تنفيذها.

21. متابعة النشرات ذات الطبيعة التدريبية الأكاديمية أو الموجهة لكافة الأقسام ومكاتب المعهد ومساعدي المدير، والكتب الرسمية من الهيئة وإليها واتخاذ ما يلزم بشأنها.

22. متابعة إعداد التقرير السنوي عن انجازات المعهد.

23. متابعة حالات الممنوحين إجازات دراسية لأعضاء هيئة التدريب بالمعهد وإعداد سجل للمتابعة بشأنهم.

24. استلام ومراجعة كافة متطلبات الترقية لأعضاء هيئة التدريب والتأكد من مطابقتها لشروط الترقية وعرضها على مدير المعهد لعرضها على لجنة الترقيات في المعهد.

25. القيام بكافة الجهود الإعلامية اللازمة للتعريف بأنشطة المعهد باستخدام وسائل الإعلام المختلفة وإبراز صورة المعهد وإنجازاتها بكافة وسائل الإعلام بالتنسيق مع إدارة العلاقات العامة والإعلام.

26. تنظيم قنوات التواصل مع مؤسسات المجتمع المدني وكافة الوزارات والهيئات والمنظمات والتعاون معها.

27. العمل من خلال إدارة العلاقات العامة والإعلام لتنفيذ سياسات الهيئة الإعلامية.

28. الإعداد الفني للموضوعات الصحفية الصادرة من المعهد.

29. تنظيم اللقاءات الإعلامية في المعهد ومرافقة الوفود الزائرة.

30. إجراء التغطية الإعلامية للأحداث الموسمية في المعهد ورفعها إلى إدارة العلاقات العامة والإعلام.

31. الإسهام في إمداد الدوريات والنشرات التي تصدر عن إدارة العلاقات العامة والإعلام بالمعلومات والبيانات اللازمة المتوفرة عن المعهد.

32. القيام بما يوكل إليه من مهام مع عدم الإخلال باللوائح والقوانين.