مكاتب شئون الطلبة بالكليات
تخصصات القسم
اسم الوحدة التنظيميـــــــة: | مكاتب شئون الطلبة بالكليات |
| المستوى التنظيمـــــــــــــــي: | قسم |
| التبعيـة التنظيميــــــــــــة: | مراقبة الشئون الطلابية- مساعد العميد للأنشطة والشئون الطلابية- عمادة شئون الطلبة – نائب المدير العام للخدمات الأكاديمية المساندة |
| الوحدات التنظيميــة التابعة: | |
الاختصــــــاصـــــــــات : | |
- تنفيذ خطة العمادة المقترحة للأنشطة الثقافية والاجتماعية والرياضية التي تقام في الكليات المختلفة والتنسيق فيما بينها.
- التنسيق مع قطاعات العمادة وأقسامها المختلفة كل في اختصاصه.
- اقتراح حذف أو إضافة أو تعديل أية أنشطة تقام في الكليات.
- المشاركة في حل المشاكل الفنية والإدارية المرتبطة بتنفيذ خطة العمادة في الأنشطة المختلفة.
- المشاركة في وضع الضوابط الخاصة بتقييم موظفي المكتب يتضمن التزامه بالعمل وإنجازاته.
- إعداد تقرير دوري متكامل عن كل موظفي المكتب يتضمن التزامه بالعمل وإنجازاته.
- استلام العهد المطلوبة لأنشطة المكتب واعتبارها كعهدة شخصية لحين تسليمها للعمادة.
- متابعة تنفيذ الكتب الصادرة من العمادة بالتنسيق مع مكتب التنسيق الإداري للعميد.
- إخطار العمادة بأية إيرادات مالية يحصل عليها المكتب من خلال تنفيذ أية أنشطة أو تقديم خدمات طلابية في الكليات، وتسليمها بالكامل مع الفواتير الدالة عليها وذلك بموجب كتاب رسمي يرفع للعمادة.
- إخطار العمادة مسبقاً وبفترة كافية وبموجب كتاب رسمي عن الرغبة في توجيه الدعوات لقيادات الهيئة أو الشخصيات خارجها للمشاركة في دعم أو رعاية أنشطة المكتب.
- .إنشاء وتخصيص ملفات للصادر والوارد لكل مراسلات المكتب مع العمادة.
- .التنسيق مع مكتب التنسيق الإداري للعميد بشأن أية مراسلات مع الجهات داخل وخارج الهيئة وتتعلق بأنشطة المكتب المختلفة.
- التنسيق مع محاسبة العمادة بشأن أية مشتريات تتعلق بأنشطة المكتب والالتزام بالضوابط المالية المقترحة بهذا الشأن.
- التنسيق مع مكتب التنسيق الإداري بشأن طلبات صرف أية أجهزة أو أدوات أو مواد ذات علاقة بأنشطة المكتب.
- إخطار مكتب التنسيق الإداري للعميد بموجب كتب رسمية بالإجازات المختلفة الممنوحة لموظفي المكتب (إجازة مرضية - طارئة - خاصة - مرافقة زوج أو زوجة - وضع - أذونات الخروج خلال أوقات الدوام الرسمي).
- المشاركة في وضع ميزانية المشتريات النمطية لحفلات التعارف واللقاءات التنويرية والأسواق الخيرية والمعارض التجارية )بخور - ورود - بوفيه - هدايا ....... إلخ).
- حث الطلبة وتحفيزهم على المشاركة بأنشطة العمادة المختلفة.
- القيام بما يوكل إليه من مهام مع عدم الإخلال باللوائح والقوانين.